Validación de Datos y Listas Desplegables Profesionales

Al finalizar esta lección serás capaz de:

• Implementar validación de datos para prevenir errores de entrada en hojas compartidas
• Crear listas desplegables estáticas y dinámicas que se actualizan automáticamente
• Configurar listas desplegables dependientes (cascada) para formularios empresariales
• Diseñar mensajes de entrada y alertas de error personalizados

El 80% de los errores en reportes empresariales provienen de datos mal ingresados: un vendedor escribe "Bs As" en lugar de "Buenos Aires", otro pone un texto donde debería ir un número, y de repente tus fórmulas de resumen fallan o dan resultados incorrectos.

La validación de datos es tu primera línea de defensa. Funciona como un guardia en la puerta de cada celda que dice: "solo pueden entrar datos que cumplan estas reglas".

Acceder a la Validación de Datos

Ruta: Datos > Validación de datos (atajo: Alt + D + L)

Excel ofrece estos tipos de validación:

Ejemplo 1: Validar que Solo se Ingresen Números Positivos

1. Seleccioná el rango donde van los montos (C2:C1000)
2. Datos > Validación de datos
3. Permitir: Decimal
4. Datos: mayor que
5. Mínimo: 0
6. Pestaña "Mensaje de entrada": Título: "Ingresá el monto" / Mensaje: "Solo valores positivos mayores a 0"
7. Pestaña "Alerta de error": Estilo: Detener / Título: "Monto inválido" / Mensaje: "El monto debe ser un número mayor a 0"

Ahora, si alguien intenta escribir -500 o "abc", Excel lo rechaza con tu mensaje personalizado.

Estilos de Alerta de Error

Usá "Detener" para datos críticos (montos, fechas de contrato) y "Advertencia" para datos sugeridos (categorías preferidas).

Ejemplo 2: Validar Fechas en un Rango

Para un formulario de solicitud de vacaciones:

1. Seleccioná las celdas de "Fecha inicio" y "Fecha fin"
2. Validación > Permitir: Fecha
3. Datos: entre
4. Fecha inicio: =HOY()
5. Fecha fin: =HOY()+365
6. Esto asegura que nadie ingrese fechas pasadas ni más de un año al futuro

Ejemplo 3: Validación Personalizada con Fórmula

Querés que un campo de email siempre contenga "@":

1. Seleccioná la columna de emails
2. Validación > Permitir: Personalizada
3. Fórmula: =ENCONTRAR("@",A2)>0
4. Si el texto no contiene "@", Excel rechaza la entrada

Otra fórmula útil — que no haya duplicados:

=CONTAR.SI($A$2:$A$1000,A2)=1

Esto impide ingresar un valor que ya existe en el rango.

Lista Desplegable Básica (Valores Fijos)

La forma más simple:

1. Seleccioná las celdas donde querés el desplegable
2. Datos > Validación > Permitir: Lista
3. En "Origen" escribí los valores separados por coma: Activo,Inactivo,Pendiente
4. Aceptar

Ahora aparece una flechita en cada celda que despliega las opciones.

Lista Desplegable desde un Rango

Mejor práctica: mantené las opciones en una hoja separada llamada "Listas" o "Config".

1. En la hoja "Listas", columna A, escribí las opciones:
   • A1: Buenos Aires
   • A2: Córdoba
   • A3: Rosario
   • A4: Mendoza
   • A5: Tucumán
2. En la hoja principal, seleccioná las celdas del desplegable
3. Validación > Lista > Origen: =Listas!$A$1:$A$5

Lista Desplegable Dinámica (Se Actualiza Sola)

El problema con =Listas!$A$1:$A$5 es que si agregás una nueva ciudad, tenés que actualizar el rango manualmente. Solución: Tablas estructuradas o DESREF.

Método 1: Tabla Estructurada (Recomendado)

1. Seleccioná tus opciones en la hoja Listas
2. Ctrl + T para convertir en tabla, nombrala "TablaCiudades"
3. En la validación, Origen: =INDIRECTO("TablaCiudades[Ciudad]")
4. Ahora, cuando agregues una fila a la tabla, el desplegable se actualiza automáticamente

Método 2: DESREF

Si no querés usar tablas:

=DESREF(Listas!$A$1,0,0,CONTARA(Listas!$A:$A),1)

Esta fórmula crea un rango dinámico que crece según la cantidad de valores no vacíos en la columna.

Listas Desplegables Dependientes (Cascada)

Este es el nivel avanzado. El valor seleccionado en una lista determina las opciones disponibles en otra.

Ejemplo: País → Ciudad

Paso 1: Definí los datos en la hoja "Listas":

Paso 2: Creá nombres de rango para cada columna:

• Seleccioná A2:A5, Fórmulas > Definir nombre: Argentina
• Seleccioná B2:B5, Definir nombre: Colombia
• Seleccioná C2:C5, Definir nombre: México

Paso 3: En la hoja principal:

• Columna A: Lista de países (validación con lista: Argentina, Colombia, México)
• Columna B: Lista de ciudades con fórmula: =INDIRECTO($A2)

INDIRECTO toma el texto de la celda A2 (ej: "Argentina") y lo convierte en una referencia al nombre de rango "Argentina", devolviendo las ciudades correspondientes.

Truco avanzado: Si tus nombres de rango tienen espacios ("Costa Rica"), usá SUSTITUIR para reemplazar espacios con guiones bajos y nombrá los rangos así:

=INDIRECTO(SUSTITUIR($A2," ","_"))

Círculos de Validación

Excel puede marcar visualmente TODAS las celdas que violan las reglas:

Ruta: Datos > Validación de datos > Rodear con un círculo datos no válidos

Esto dibuja círculos rojos alrededor de cada celda inválida. Perfecto para auditar hojas existentes donde los datos ya fueron ingresados sin validación.

Para quitar los círculos: Datos > Validación > Borrar círculos de validación

Validación para Evitar Espacios Extras

Un problema frecuente: usuarios ingresan " Buenos Aires " (con espacios al inicio o final). Esto causa que BUSCARV no encuentre coincidencias.

Fórmula de validación:

=LARGO(A2)=LARGO(ESPACIOS(A2))

ESPACIOS() elimina espacios al inicio y al final. Si el largo original es diferente al largo "limpio", hay espacios sobrantes.

Bloquear Pegado de Datos No Válidos

Problema: La validación de datos NO funciona si el usuario pega valores con Ctrl+V. Los datos pegados ignoran las reglas.

Solución con VBA (se verá en el módulo 5):

Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range)
    If Not Intersect(Target, Range("A2:A100")) Is Nothing Then
        ' Revalidar datos pegados
    End If
End Sub

Solución sin VBA: Después de que peguen datos, usá "Rodear con un círculo" para encontrar las violaciones.

Mensajes de Entrada como Guía

Los mensajes de entrada son como tooltips que aparecen al seleccionar una celda validada. Usalos como instructivo:

Ejemplo para un campo de RUT/CUIT:

• Título: "Número de Identificación Fiscal"
• Mensaje: "Ingresá el CUIT sin guiones ni espacios. Ejemplo: 20123456789"

Esto reduce consultas y errores drásticamente en formularios compartidos.

1. Validación que no funciona al pegar: Recordá que Ctrl+V salta la validación. Siempre verificá con "Rodear con un círculo".

2. Nombres de rango con caracteres especiales: Los nombres de rango no pueden tener espacios, guiones ni empezar con número. Usá guiones bajos: Buenos_Aires.

3. INDIRECTO que no funciona: Si la lista dependiente no muestra opciones, verificá que el nombre del rango coincida EXACTAMENTE con el texto de la celda (mayúsculas/minúsculas importan en nombres de rango).

4. Olvidar el rango correcto: Si validás A1:A10 pero los datos van hasta A1000, las celdas A11:A1000 no están protegidas.

• La validación de datos previene el 80% de los errores de ingreso manual
• Las listas desplegables estandarizan la entrada y facilitan el análisis posterior
• Usá tablas estructuradas para listas dinámicas que crecen automáticamente
• INDIRECTO es la clave para listas dependientes (cascada)
• Siempre configurá mensajes de entrada claros en formularios compartidos
• Recordá que pegar datos salta la validación — verificá periódicamente

1. ¿Qué estilo de alerta bloquea completamente la entrada de datos inválidos?

   • a) Información
   • b) Advertencia
   • c) Detener ✓
   • d) Crítico

2. ¿Qué función permite crear listas desplegables dependientes?

   • a) BUSCARV
   • b) SI
   • c) INDIRECTO ✓
   • d) DESREF

3. ¿Cómo verificás datos inválidos ya ingresados?

   • a) Ctrl + F
   • b) Rodear con un círculo datos no válidos ✓
   • c) Formato condicional
   • d) Filtro avanzado

4. ¿La validación de datos funciona cuando el usuario pega con Ctrl+V?

   • a) Sí, siempre
   • b) Solo con números
   • c) No, los datos pegados ignoran la validación ✓
   • d) Depende de la versión de Excel

Desafío: Formulario de Registro de Gastos Empresariales

Creá un formulario con las siguientes columnas y validaciones:

Para la columna C (categorías por departamento):

• Ventas: Viáticos, Comisiones, Eventos, Material POP
• Marketing: Publicidad, Diseño, Redes Sociales, Eventos
• Finanzas: Auditoría, Software, Consultoría
• IT: Hardware, Software, Hosting, Soporte
• RRHH: Capacitación, Selección, Beneficios

Agregá mensajes de entrada para cada columna y alertas de error tipo "Detener".

Recurso en Video

📹 Listas Desplegables Dependientes en Excel — Excel y Más

Este video muestra paso a paso cómo crear listas en cascada usando INDIRECTO con ejemplos prácticos.