Formato Condicional: Visualización Inteligente de Datos

Al finalizar esta lección serás capaz de:

• Aplicar reglas de formato condicional para resaltar datos críticos automáticamente
• Crear barras de datos, escalas de color y conjuntos de íconos para visualización rápida
• Escribir fórmulas personalizadas dentro de reglas de formato condicional
• Diseñar dashboards visuales que se actualizan automáticamente con los datos

El formato condicional es la capacidad de Excel para cambiar automáticamente la apariencia de una celda (color, fuente, borde, ícono) basándose en su contenido. Es como tener un asistente visual que te señala inmediatamente qué datos necesitan tu atención.

En el mundo empresarial, donde tomás decisiones basadas en miles de datos, el formato condicional transforma una pared de números en información visual inmediatamente comprensible.

Ejemplo real: Un gerente de ventas revisa 500 cuentas mensuales. Sin formato condicional, necesita leer cada número. Con formato condicional, las cuentas en rojo (bajo meta) y verde (sobre meta) saltan a la vista en un segundo.

Acceder al Formato Condicional

Ruta: Inicio > Formato condicional (o atajo Alt + H + L)

Excel ofrece reglas predefinidas organizadas en categorías:

1. Reglas de Resaltado de Celdas

Ejemplo paso a paso — Resaltar ventas bajo meta:

1. Seleccioná el rango de ventas (B2:B100)
2. Inicio > Formato condicional > Reglas de resaltado > Menor que...
3. Escribí el valor de la meta (ej: 50000)
4. Elegí el formato: "Relleno rojo claro con texto rojo oscuro"
5. Aceptar

Ahora todas las celdas con ventas menores a $50,000 aparecen en rojo automáticamente.

2. Reglas de Superior/Inferior

Ejemplo — Top 10% de vendedores:

1. Seleccioná la columna de ventas por vendedor
2. Formato condicional > Reglas de superior/inferior > 10% de valores superiores
3. Elegí formato verde con negrita
4. Instantáneamente ves quiénes son tus mejores vendedores

3. Barras de Datos

Las barras de datos insertan una barra horizontal proporcional al valor dentro de cada celda. Es como tener un mini gráfico de barras en cada fila.

1. Seleccioná el rango numérico
2. Formato condicional > Barras de datos > Elegí color (relleno sólido o degradado)
3. Cada celda muestra una barra proporcional a su valor

Configuración avanzada: Hacé clic derecho sobre una celda con barra > Administrar reglas > Editar regla, y podés:

• Establecer el mínimo y máximo manualmente
• Cambiar la dirección de la barra
• Mostrar solo la barra (sin el número)
• Configurar colores negativos diferentes

4. Escalas de Color

Las escalas de color crean un degradado visual a través de las celdas:

• Escala de 2 colores: Rojo (bajo) a Verde (alto)
• Escala de 3 colores: Rojo (bajo) > Amarillo (medio) > Verde (alto)

Perfecto para mapas de calor. Seleccioná una tabla de rendimiento mensual por vendedor, aplicá escala de 3 colores, y tenés un heatmap profesional instantáneo.

5. Conjuntos de Íconos

Excel incluye íconos que se asignan automáticamente según el valor:

• 🔴🟡🟢 Semáforos
• ↑ → ↓ Flechas de tendencia
• ⭐ Clasificaciones
• ✓ ✗ Verificaciones

Ejemplo — Semáforo de cumplimiento:

1. Seleccioná la columna de % cumplimiento
2. Formato condicional > Conjuntos de íconos > 3 semáforos
3. Editá la regla para ajustar umbrales:
   • 🟢 ≥ 100% (meta cumplida)
   • 🟡 ≥ 80% y < 100% (casi en meta)
   • 🔴 < 80% (bajo rendimiento)

Las reglas predefinidas cubren el 60% de los casos. El otro 40% necesita fórmulas personalizadas, y acá es donde te diferenciás como usuario avanzado.

Cómo Crear una Regla con Fórmula

1. Seleccioná el rango objetivo
2. Formato condicional > Nueva regla > "Utilizar una fórmula que determine las celdas con formato"
3. Escribí una fórmula que devuelva VERDADERO o FALSO
4. Configurá el formato deseado

Regla clave: La fórmula se escribe relativa a la primera celda del rango seleccionado. Excel ajusta automáticamente la referencia para cada celda.

Ejemplo 1: Resaltar Filas Completas

Querés que cuando el estado (columna E) sea "Vencido", toda la fila se ponga roja.

1. Seleccioná el rango completo A2:E100
2. Nueva regla > Fórmula: =$E2="Vencido"
3. Formato: relleno rojo claro

Nota el $E2: La columna E está fija con $ pero la fila 2 es relativa. Así para cada fila, Excel evalúa si SU columna E dice "Vencido".

Ejemplo 2: Resaltar Fines de Semana

Tenés fechas en la columna A y querés marcar los fines de semana:

1. Seleccioná A2:A365
2. Fórmula: =DIASEM($A2,2)>5
3. Formato: relleno gris

DIASEM($A2,2) devuelve 6 para sábado y 7 para domingo (con tipo 2, lunes=1).

Ejemplo 3: Resaltar Celdas que Cambiaron Respecto al Mes Anterior

Ventas del mes actual en columna C, mes anterior en columna B:

1. Seleccioná C2:C100
2. Fórmula para aumento: =$C2>$B2 → formato verde
3. Fórmula para disminución: =$C2<$B2 → formato rojo

Ejemplo 4: Formato Alternado de Filas (Zebra Stripes)

Para mejorar la legibilidad sin usar tabla:

1. Seleccioná todo el rango
2. Fórmula: =RESIDUO(FILA(),2)=0
3. Formato: relleno gris suave

Esto aplica color a todas las filas pares.

Ejemplo 5: Resaltar la Fila del Valor Máximo

1. Seleccioná A2:E100
2. Fórmula: =$C2=MAX($C$2:$C$100)
3. Formato: negrita + borde + relleno dorado

La fila con el valor máximo en la columna C se resalta automáticamente.

Administrar Reglas de Formato Condicional

Ruta: Formato condicional > Administrar reglas

Desde este administrador podés:

• Ver todas las reglas activas en la hoja
• Cambiar el orden de prioridad (las reglas se evalúan de arriba hacia abajo)
• Activar/desactivar "Detener si es verdad" para evitar que se apliquen múltiples formatos
• Editar rangos y fórmulas existentes
• Eliminar reglas específicas

El Orden Importa

Si tenés dos reglas para el mismo rango:

• Regla 1: Si > 100, verde
• Regla 2: Si > 50, amarillo

Un valor de 120 matchea ambas. Excel aplica la primera que coincida (la que está más arriba en la lista). Si querés que se aplique verde y no amarillo para 120, asegurate de que la regla de verde esté primero.

Mejores Prácticas

1. No abuses: Más de 3-4 formatos condicionales en una misma columna generan confusión visual
2. Usá colores intuitivos: Rojo = malo/urgente, Verde = bueno/completado, Amarillo = precaución
3. Documentá tus reglas: Agregá una nota en la hoja explicando qué significa cada color
4. Cuidado con el rendimiento: Fórmulas complejas en formato condicional aplicadas a 100,000+ celdas pueden ralentizar el libro
5. Testeá con datos extremos: Verificá que tus reglas funcionen con valores nulos, cero y negativos

1. Olvidar fijar la columna en fórmulas de fila completa: =E2="Vencido" sin $ se desplaza horizontalmente. Usá =$E2="Vencido".

2. Reglas que se superponen: Dos reglas contradiciendose causan formato inconsistente. Revisá el orden de prioridad.

3. No actualizar el rango: Si agregás filas nuevas al final de tus datos, el formato condicional no las cubre si el rango original era fijo (B2:B100). Solución: usá tablas estructuradas o rangos amplios.

4. Usar formato condicional cuando un filtro es mejor: Si solo necesitás ver los valores altos, a veces un filtro es más práctico que colorear todo.

• Las barras de datos y escalas de color convierten tablas numéricas en visualizaciones instantáneas
• Las fórmulas personalizadas en formato condicional te dan control total sobre qué y cómo resaltar
• Siempre usá $ para fijar la columna cuando querés evaluar una columna específica para toda la fila
• Administrá el orden de las reglas para evitar conflictos y resultados inesperados
• Menos es más: usá formato condicional para destacar lo importante, no para decorar

1. ¿Cuál es la fórmula correcta para resaltar filas donde la columna D tenga el texto "Urgente"?

   • a) =D2="Urgente"
   • b) =$D2="Urgente" ✓
   • c) =$D$2="Urgente"
   • d) =D$2="Urgente"

2. ¿Qué tipo de formato condicional es ideal para crear un mapa de calor?

   • a) Barras de datos
   • b) Conjuntos de íconos
   • c) Escalas de color ✓
   • d) Reglas de resaltado

3. Si tenés dos reglas superpuestas, ¿cuál se aplica?

   • a) La última creada
   • b) La que tiene formato más específico
   • c) La primera en la lista del administrador ✓
   • d) Ambas se combinan

4. ¿Qué función usás para identificar fines de semana en formato condicional?

   • a) DIA()
   • b) DIASEM() ✓
   • c) FECHA()
   • d) HOY()

Desafío: Dashboard de Rendimiento de Equipo

Creá una tabla con los siguientes datos para un equipo de 15 personas:

Aplicá formato condicional:

1. Barras de datos en columna C (ventas)
2. Semáforo en columna E: 🟢 ≥100%, 🟡 ≥75%, 🔴 <75%
3. Resaltar toda la fila en verde si % cumplimiento ≥ 120% (superestrella)
4. Resaltar toda la fila en rojo si % cumplimiento < 60% (necesita plan de mejora)
5. Escala de color en columna C para ver la distribución

Recurso en Video

📹 Formato Condicional en Excel — Curso Completo — Dostin Hurtado

Este tutorial cubre desde lo básico hasta fórmulas avanzadas con ejemplos empresariales reales.