Nombres de Rango y Tablas Estructuradas

Al finalizar esta lección serás capaz de:

• Crear y administrar nombres de rango para hacer tus fórmulas legibles y mantenibles
• Convertir datos en tablas estructuradas de Excel con referencias dinámicas
• Utilizar referencias estructuradas en fórmulas para mayor claridad
• Aplicar mejores prácticas de organización que escalan con tu empresa

Comparemos dos fórmulas:

Sin nombres: =BUSCARV(B2,$H$2:$K$150,3,FALSO)*$M$1

Con nombres: =BUSCARV(B2,TablaPreciosProductos,3,FALSO)*TasaIVA

La segunda es inmediatamente comprensible. No necesitás ir a verificar qué hay en H2:K150 o en M1. Los nombres de rango son alias descriptivos para celdas o rangos que hacen tus hojas auto-documentadas.

Método 1: Cuadro de Nombre (Más Rápido)

1. Seleccioná la celda o rango
2. Hacé clic en el Cuadro de nombre (está a la izquierda de la barra de fórmulas, donde normalmente dice "A1")
3. Escribí el nombre descriptivo
4. Presioná Enter

Ejemplo: Seleccioná la celda donde está tu tasa de IVA, hacé clic en el cuadro de nombre, escribí TasaIVA, Enter. Listo.

Método 2: Definir Nombre (Más Control)

Ruta: Fórmulas > Definir nombre

El ámbito es importante:

• Libro: El nombre funciona en TODAS las hojas. Usá para constantes globales (TasaIVA, TipoCambio)
• Hoja específica: Solo funciona en esa hoja. Usá cuando varias hojas tienen rangos con el mismo concepto

Método 3: Crear desde Selección (Múltiples Nombres a la Vez)

Si tenés una tabla con encabezados:

1. Seleccioná toda la tabla incluyendo encabezados
2. Fórmulas > Crear desde la selección
3. Marcá "Fila superior" (usa los encabezados como nombres)
4. Excel crea automáticamente: Mes, Ventas, Gastos, Utilidad

Ahora podés escribir =SUMA(Ventas) en lugar de =SUMA(B2:B13).

Reglas para Nombres de Rango

Administrador de Nombres

Ruta: Fórmulas > Administrador de nombres (atajo: Ctrl + F3)

Desde acá podés:

• Ver TODOS los nombres definidos en el libro
• Editar rangos (si los datos se movieron)
• Eliminar nombres obsoletos
• Filtrar por ámbito
• Ver si algún nombre tiene error (#REF!)

Consejo: Revisá el administrador periódicamente. Los libros viejos suelen acumular nombres de rango huérfanos que apuntan a rangos eliminados.

Nombres de Rango Dinámicos con Fórmulas

Podés crear nombres que se ajustan automáticamente al tamaño de tus datos:

VentasDinamicas = DESREF(Ventas!$B$1,0,0,CONTARA(Ventas!$B:$B),1)

Esta fórmula:

• Empieza en B1
• Se extiende hacia abajo tantas filas como datos haya en la columna B
• Se actualiza automáticamente al agregar/eliminar datos

Las tablas estructuradas (introducidas en Excel 2007) son la evolución de los rangos con nombre. Transforman un rango de datos en un objeto inteligente con superpoderes.

Crear una Tabla Estructurada

1. Seleccioná cualquier celda dentro de tus datos
2. Ctrl + T (o Insertar > Tabla)
3. Confirmá que el rango es correcto y que "La tabla tiene encabezados" esté marcado
4. Excel aplica formato automático, filtros, y le asigna un nombre (Tabla1)
5. Renombrá la tabla: en Diseño de tabla > Nombre de tabla, escribí un nombre descriptivo como Ventas2025

Ventajas de las Tablas Estructuradas

Referencias Estructuradas

Las tablas usan una sintaxis especial en fórmulas:

Ejemplo práctico: Tenés una tabla llamada Pedidos con columnas Producto, Cantidad, PrecioUnitario.

Para agregar una columna "Total":

1. En la primera celda vacía al lado de la tabla, escribí el encabezado "Total"
2. La tabla se expande automáticamente para incluir la nueva columna
3. En la primera celda de datos escribí: =[@Cantidad]*[@PrecioUnitario]
4. Excel copia la fórmula automáticamente a todas las filas

Fila de Totales

1. Hacé clic en cualquier celda de la tabla
2. Diseño de tabla > Marcá Fila de totales
3. En la fila inferior aparece un menú desplegable por columna
4. Podés elegir: Suma, Promedio, Contar, Máx, Mín, Desvest, o fórmula personalizada

La fila de totales usa la función SUBTOTALES, que automáticamente ignora filas ocultas por filtros. Esto significa que si filtrás la tabla, los totales se recalculan mostrando solo los datos visibles.

Segmentaciones de Tabla

Las segmentaciones (slicers) son filtros visuales con botones:

1. Seleccioná la tabla
2. Insertar > Segmentación de datos
3. Elegí las columnas que querés como filtro (ej: Departamento, Región)
4. Aparecen paneles con botones para cada valor único
5. Hacé clic en un botón para filtrar instantáneamente

Podés conectar una segmentación a múltiples tablas dinámicas (se verá en el Módulo 3).

Estructura de Libro Profesional

Un libro de Excel bien organizado tiene esta estructura:

📊 MiLibro.xlsx
├── 📋 Dashboard (hoja principal con resúmenes)
├── 📋 Datos (tablas estructuradas con datos crudos)
├── 📋 Cálculos (fórmulas intermedias si son necesarias)
├── 📋 Listas (valores para validación y desplegables)
└── 📋 Config (constantes: tasas, tipos de cambio, parámetros)

Convenciones de Nombrado

Usá un sistema consistente:

Documentación Interna

Creá una hoja llamada "_Info" o "_Documentación" con:

• Autor y fecha de creación
• Descripción del propósito del libro
• Lista de nombres de rango y su uso
• Instrucciones para actualizar datos
• Historial de cambios

Esto es especialmente importante para libros que serán usados por otros miembros del equipo.

Proteger la Estructura

Una vez organizado:

1. Protegé las hojas de configuración: Revisar > Proteger hoja (dejá seleccionado solo lo que el usuario puede tocar)
2. Protegé la estructura del libro: Revisar > Proteger libro (evita que agreguen/eliminen/renombren hojas)
3. Ocultá hojas auxiliares: clic derecho en la pestaña > Ocultar

1. No renombrar las tablas: Excel las llama "Tabla1", "Tabla2". Renombralas siempre con nombres descriptivos.

2. Nombres de rango que apuntan a #REF!: Cuando eliminás filas o columnas, los nombres de rango pueden romperse. Revisá periódicamente con el Administrador de nombres.

3. Mezclar datos de diferentes entidades en una tabla: Una tabla debe representar UNA entidad (pedidos, clientes, productos). No mezcles clientes y productos en la misma tabla.

4. No usar tablas estructuradas: Muchos usuarios siguen usando rangos simples por costumbre. Las tablas estructuradas son superiores en casi todos los escenarios.

5. Celdas combinadas dentro de tablas: NUNCA combines celdas en una tabla. Rompe fórmulas, ordenamiento, filtros y tablas dinámicas.

• Los nombres de rango transforman fórmulas crípticas en fórmulas legibles y mantenibles
• Las tablas estructuradas (Ctrl + T) son el estándar profesional para organizar datos
• Las referencias estructuradas ([@Columna]) hacen que las fórmulas se auto-documenten
• La fila de totales respeta los filtros automáticamente gracias a SUBTOTALES
• Usá convenciones de nombrado consistentes en toda tu organización
• Protegé las hojas de configuración y documentá tu trabajo

1. ¿Cuál es el atajo para crear una tabla estructurada?

   • a) Ctrl + N
   • b) Ctrl + T ✓
   • c) Ctrl + L
   • d) Ctrl + Shift + T

2. ¿Qué referencia estructurada se usa para referir a la celda de la misma fila?

   • a) Tabla[Columna]
   • b) Tabla[@Columna] ✓
   • c) Tabla[#Esta fila]
   • d) Tabla{Columna}

3. ¿Qué función usa internamente la fila de totales de una tabla?

   • a) SUMA
   • b) AGREGAR
   • c) SUBTOTALES ✓
   • d) CONTAR

4. ¿Qué pasa cuando agregás una fila al final de una tabla estructurada?

   • a) Nada, hay que expandir manualmente
   • b) La tabla se expande automáticamente ✓
   • c) Se pierde el formato
   • d) Hay que recrear la tabla

Desafío: Sistema de Inventario con Tablas Estructuradas

1. Creá una tabla Productos con columnas: Código, Nombre, Categoría, PrecioCompra, PrecioVenta, Stock, StockMínimo
2. Creá una tabla Categorías en la hoja "Listas" con las categorías de productos
3. Definí estos nombres de rango:
   • TasaIVA = 0.21 (o la tasa de tu país)
   • TipoCambioUSD = valor actual del dólar
   • MargenMinimo = 0.20 (20%)
4. Agregá una columna calculada "PrecioConIVA": =[@PrecioVenta]*(1+TasaIVA)
5. Agregá una columna "Margen": =([@PrecioVenta]-[@PrecioCompra])/[@PrecioCompra]
6. Agregá una columna "Reposición": =SI([@Stock]<[@StockMínimo],"REPONER","OK")
7. Habilitá la fila de totales para ver el stock total y el margen promedio
8. Agregá segmentaciones por Categoría y por estado de Reposición

Recurso en Video

📹 Tablas en Excel: Todo lo que Necesitás Saber — Sergio Alejandro Campos

Excelente tutorial en español que cubre desde la creación básica hasta referencias estructuradas avanzadas.