Tu Primer Tablero Kanban: Físico y Digital (Trello, Jira)

El tablero Kanban es el artefacto central del método. Es donde la filosofía de visualización se convierte en algo tangible que el equipo puede ver, tocar y manipular. Un buen tablero Kanban no solo muestra el estado del trabajo; crea conversaciones, hace evidentes los problemas y coordina al equipo sin necesidad de reuniones constantes.

En esta lección, aprenderás a diseñar un tablero Kanban desde cero, tanto en formato físico (post-its en una pared) como en herramientas digitales (Trello y Jira).

Un tablero Kanban básico tiene tres elementos fundamentales:

1. Las Columnas (Estados del flujo)

Cada columna representa un estado en el proceso de trabajo. El trabajo fluye de izquierda a derecha.

Tablero básico (3 columnas):

| Por Hacer | En Proceso | Hecho |
|-----------|------------|-------|

Tablero intermedio (5 columnas):

| Backlog | En análisis | En desarrollo | En revisión | Listo |

Tablero avanzado (con sub-columnas):

| Backlog | Análisis    | Desarrollo      | Revisión    | Deploy | Listo |
|         | En curso/Listo | En curso/Listo | En curso/Listo |    |       |

Las sub-columnas En curso y Listo son especialmente útiles: Listo en una etapa significa que está esperando ser jalado por la siguiente etapa.

2. Las Tarjetas (Ítems de trabajo)

Cada tarjeta representa una unidad de trabajo. Información mínima en una tarjeta:

• Título descriptivo de la tarea
• Identificador único
• Persona responsable (opcional)
• Fecha de ingreso al sistema
• Tipo de trabajo (feature, bug, mejora, urgente)

Información avanzada:

• Estimación de tiempo
• Criterios de aceptación
• Fecha de vencimiento (si aplica)
• Bloqueos identificados

3. Los WIP Limits (Límites de trabajo en proceso)

Cada columna tiene un número máximo de tarjetas permitidas. Este número se escribe en el encabezado de la columna.

Ejemplo:

| Backlog | En análisis (max 2) | En desarrollo (max 3) | En revisión (max 2) | Listo |

Por qué usar un tablero físico

A pesar de la abundancia de herramientas digitales, el tablero físico tiene ventajas únicas:

• Presencia física: Está siempre visible en la oficina. No hay que abrir una app para ver el estado.
• Tacto: Mover una tarjeta físicamente tiene un impacto psicológico que hacer click no tiene.
• Conversaciones espontáneas: El tablero en la pared invita a las personas que pasan a preguntar.
• Sin fricciones tecnológicas: Perfecto para equipos no técnicos o ambientes donde el uso de tecnología es limitado.

Cómo construir un tablero físico paso a paso:

Materiales:

• Pizarrón blanco, una pared o papel craft
• Cinta de enmascarar (para las columnas)
• Post-its de diferentes colores
• Marcadores

Paso 1: Define las columnas
Empieza simple. Para un primer tablero, usa 4-5 columnas que mapeen tu proceso real. No copies el tablero de alguien más; mapea TU proceso.

Paso 2: Define el WIP Limit para cada columna
Una regla de inicio: WIP = número de personas del equipo para las columnas activas (En desarrollo, En revisión). Ajustar después con la experiencia.

Paso 3: Escribe las tarjetas
Una tarea por post-it. Sé específico: no "Trabajar en el módulo de pagos" sino "Implementar validación de tarjeta de crédito en checkout".

Paso 4: Poblado inicial
Coloca todas las tareas actuales en el estado correcto. Si algo lleva 2 semanas en revisión, ¡está en revisión! No lo pongas en Done para que el tablero quede bonito.

Paso 5: Acuerda las reglas del juego
Con el equipo, define:

• ¿Quién mueve las tarjetas? (Lo ideal: el responsable de la siguiente etapa jala, no el de la anterior empuja)
• ¿Cuándo se puede añadir una nueva tarjeta?
• ¿Cómo se marcan los bloqueos? (Post-it rojo, por ejemplo)

Convenciones visuales comunes:

• Post-it amarillo: tarea normal
• Post-it rojo: urgente / bug crítico
• Post-it verde: listo para ser jalado
• Signo de bloqueo: tarea bloqueada (una X grande o un post-it rojo encima)
• Avatares o iniciales: persona responsable

¿Qué es Trello?

Trello es una de las herramientas de tableros Kanban más populares del mundo. Es visual, intuitiva, gratuita en su versión básica y perfecta para equipos pequeños o proyectos personales.

Configurando tu primer tablero en Trello:

1. Crea un nuevo tablero:

• Selecciona la plantilla Kanban o empieza en blanco
• Dale un nombre descriptivo
• Asigna los miembros del equipo

2. Configura las listas (columnas):
Por defecto Trello tiene Por hacer, En proceso y Hecho. Ajústalas a tu flujo:

• Backlog
• En análisis
• En desarrollo
• En revisión
• Listo para deploy
• Completado

3. Crea tarjetas:
Cada tarjeta en Trello puede contener:

• Descripción detallada
• Checklists (para subtareas)
• Fechas de vencimiento
• Adjuntos (mockups, documentos)
• Etiquetas de colores
• Asignación de miembros
• Comentarios e historial

4. WIP Limits en Trello:
Trello no tiene WIP limits nativos en la versión gratuita. Estrategias:

• Escribir el límite en el nombre de la lista: En desarrollo (max: 3)
• Usar el Power-Up Card Limits (de pago)
• Establecer el límite como acuerdo de equipo y monitorear manualmente

5. Automatizaciones útiles en Trello:
Con Butler (automatizaciones de Trello):

• Mover automaticamente tarjetas cuando se completa un checklist
• Notificar cuando una tarjeta lleva más de X días en una columna
• Crear tarjetas recurrentes para tareas periódicas

Flujo de trabajo en Trello:

1. Las nuevas solicitudes entran al Backlog
2. En la reunión de reposición, el equipo mueve ítems de Backlog a En análisis
3. El developer jala una tarjeta de En análisis a En desarrollo cuando tiene capacidad
4. Al terminar, mueve a En revisión
5. El revisor jala la tarjeta cuando tiene capacidad
6. Si aprueba, mueve a Listo para deploy
7. Tras el deploy, mueve a Completado

¿Qué es Jira?

Jira (de Atlassian) es la herramienta de gestión de proyectos más usada en equipos de desarrollo de software profesional. Es más compleja que Trello pero ofrece funcionalidades avanzadas: WIP limits nativos, métricas automáticas, integraciones con GitHub/GitLab, y mucho más.

Configurando Kanban en Jira:

1. Crea un nuevo proyecto de tipo Kanban:
En Jira, puedes crear proyectos de tipo Scrum o Kanban. Elige Kanban para tener un tablero sin sprints.

2. Configura las columnas del tablero:
En Jira puedes mapear cada columna a uno o más estados del workflow. Esto permite separar el workflow técnico del tablero visual.

3. WIP Limits en Jira:
Jira soporta WIP limits nativamente. Cuando una columna supera su límite, se resalta en rojo. Cómo configurarlos:

• Board Settings > Columns
• Para cada columna, establece Min y Max de tarjetas
• Cuando el Max se supera, la columna se pone roja: señal visual de que hay un problema de flujo

4. Filtros y swimlanes:
Jira permite organizar el tablero con swimlanes (filas horizontales) por:

• Asignado (ver el trabajo de cada persona)
• Epic/proyecto (ver el trabajo por iniciativa)
• Tipo de tarea (bug, feature, mejora)
• Prioridad (urgente, normal, bajo)

5. Funcionalidades avanzadas de Jira:

• Cumulative Flow Diagram: Gráfico automático que muestra el flujo de trabajo a lo largo del tiempo
• Lead Time y Cycle Time: Métricas automáticas por ítem y por período
• Backlog y refinement: Gestión avanzada del backlog con filtros y sprints
• Release tracking: Vincula ítems del tablero a versiones del producto

1. Empieza con el proceso que ya tienes
No inventes un proceso ideal. Mapea primero cómo realmente trabaja el equipo hoy, aunque sea imperfecto.

2. Usa tipos de trabajo visibles
Diferencia visualmente las urgencias, bugs y work normal. Un bug crítico no debería perderse entre 20 tareas normales.

3. Archiva regularmente
Las tarjetas completadas deben archivarse o moverse a una columna de historial. Un tablero con 200 tarjetas completadas es difícil de leer.

4. El tablero es de todos
Si solo el PM actualiza el tablero, pierde valor. El equipo debe actualizar sus tarjetas en tiempo real.

5. Revisa el tablero en el standup
La reunión diaria de Kanban se hace recorriendo el tablero de derecha a izquierda: primero lo que está más cerca de estar listo, para desbloquearlo y completarlo antes.

6. No crees demasiadas columnas
Si el tablero tiene más de 7-8 columnas, se vuelve confuso. Agrupa estados similares.

Resumen de la Lección

• Un tablero Kanban tiene 3 elementos: columnas (estados del flujo), tarjetas (ítems de trabajo) y WIP Limits (límites por columna).
• Los tableros físicos (post-its en pared) tienen ventajas de presencia y conversación espontánea.
• Trello es ideal para equipos pequeños: visual, gratuito e intuitivo.
• Jira es la opción para equipos profesionales: WIP limits nativos, métricas automáticas, integraciones avanzadas.
• La regla de oro: el equipo debe actualizar el tablero en tiempo real, y el standup diario se hace recorriendo el tablero de derecha a izquierda.

En la próxima lección, profundizaremos en los WIP Limits: el secreto para terminar lo que empiezas.