Principios de Kanban: Visualiza, Limita y Mejora

Kanban es un método de gestión del flujo de trabajo que tiene sus raíces en la manufactura japonesa. Toyota lo desarrolló en la década de 1940 como parte de su sistema de producción Just-In-Time (JIT). La palabra japonesa kanban (看板) significa literalmente señal visual o tablero.

En el contexto moderno del trabajo del conocimiento, Kanban fue adaptado por David J. Anderson alrededor de 2007 para equipos de software y trabajo intelectual. Hoy es una de las metodologías más ampliamente adoptadas en industrias que van desde tecnología hasta marketing, recursos humanos y manufactura.

El trabajo del conocimiento es invisible. Cuando un programador trabaja en una funcionalidad, nadie puede ver el progreso. Cuando un diseñador está atascado esperando feedback, no hay señal visual del bloqueo. Cuando el equipo tiene demasiado trabajo en simultáneo, la carga invisible genera estrés y errores.

Kanban hace visible lo invisible. Su premisa fundamental es que no puedes gestionar lo que no puedes ver, y no puedes mejorar lo que no puedes gestionar.

Principio 1: VISUALIZA el flujo de trabajo

El primer y más importante principio de Kanban es visualizar todo el trabajo en curso. Esto se logra a través del tablero Kanban: un artefacto visual que muestra cada tarea y su estado actual.

¿Por qué es tan poderosa la visualización?

• Elimina los silos de información: todos ven el mismo estado del trabajo
• Hace evidentes los cuellos de botella antes de que se conviertan en crisis
• Facilita la coordinación espontánea entre miembros del equipo
• Reduce las reuniones de status update (el tablero ya dice el status)
• Mejora el focus: al ver todo el trabajo visible, es más fácil priorizar

Qué visualizar en el tablero:

• Cada unidad de trabajo (tarea, historia de usuario, solicitud)
• El estado de cada trabajo (pendiente, en proceso, en revisión, completado)
• Los bloqueos e impedimentos
• El tipo de trabajo (urgente, normal, bug, mejora)
• La persona responsable (aunque en Kanban avanzado se evita asignar previamente)

Principio 2: LIMITA el trabajo en progreso (WIP Limits)

Este es el principio más contraintuitivo y poderoso de Kanban. La idea es que debes trabajar en menos cosas a la vez para terminar más cosas antes.

WIP significa Work In Progress (trabajo en progreso). Un WIP limit es el número máximo de ítems que pueden estar en una columna o etapa del proceso al mismo tiempo.

La paradoja del multitasking:
Nuestra cultura laboral celebra el multitasking como una virtud. La ciencia cognitiva demuestra lo contrario:

• El cerebro humano no puede hacer dos tareas cognitivas complejas simultáneamente; lo que hace es cambiar de contexto repetidamente.
• Cada cambio de contexto cuesta 20-30 minutos de reorientación.
• Trabajar en 3 tareas en paralelo no es 3 veces más productivo; puede ser 3 veces menos productivo.

El efecto de los WIP Limits:
Cuando el WIP está limitado y una columna llega a su límite, el equipo debe resolver el trabajo existente antes de empezar trabajo nuevo. Esto crea un sistema pull natural: solo se jala trabajo nuevo cuando hay capacidad.

Ejemplo práctico:

• Sin WIP Limit: 8 tareas en Desarrollo al mismo tiempo, todas avanzando lentamente.
• Con WIP Limit de 3: Máximo 3 tareas simultáneas, cada una avanza más rápido, y el equipo se ayuda mutuamente para desbloquear el trabajo.

Principio 3: GESTIONA y mejora el flujo

El objetivo final de Kanban es hacer que el trabajo fluya de forma suave y predecible de principio a fin, con el menor tiempo posible entre que se inicia y se completa.

Flujo vs. eficiencia de recursos:
La gestión tradicional se obsesiona con la eficiencia de recursos: mantener a las personas ocupadas al 100% todo el tiempo. Kanban se enfoca en la eficiencia del flujo: hacer que el trabajo se complete rápidamente, incluso si eso significa que las personas a veces esperan trabajo.

La Ley de Little:
Uno de los principios matemáticos que sustenta Kanban:

Tiempo de entrega = Trabajo en proceso / Tasa de finalización

O en términos simples: Si tienes más trabajo en proceso, cada unidad de trabajo tardará más en completarse. Reducir el WIP reduce el tiempo de entrega.

David Anderson describió 6 prácticas centrales que caracterizan un sistema Kanban maduro:

1. Visualizar: Ya descrito. El tablero Kanban.

2. Limitar el WIP: Los límites de trabajo en progreso.

3. Gestionar el flujo: Monitorear el flujo usando métricas (Lead Time, Cycle Time, Throughput).

4. Hacer explícitas las políticas del proceso: Las reglas del juego deben ser visibles y compartidas. Por ejemplo: ¿Cuándo se mueve una tarea a Revisión? ¿Quién puede aprobar? Estas reglas no están en la cabeza del PM; están en el tablero.

5. Implementar ciclos de feedback: Revisiones regulares del sistema (cadencias Kanban: reuniones de reposición, revisiones de riesgo, retrospectivas).

6. Mejorar colaborativamente y evolucionar experimentalmente: Kanban promueve mejoras continuas e incrementales, no transformaciones radicales. Si algo no funciona, experimenta con un pequeño cambio.

Muchos profesionales confunden Kanban y Scrum porque ambos son ágiles y usan tableros. Las diferencias son fundamentales:

Kanban es especialmente efectivo en:

• Equipos de soporte o mantenimiento: El trabajo llega de forma no predecible y urgente. No tiene sentido comprometerse a un Sprint de 2 semanas cuando un bug crítico puede aparecer hoy.

• Flujos de trabajo continuos: Marketing de contenidos, procesamiento de solicitudes de clientes, operaciones.

• Equipos que reciben trabajo de múltiples fuentes: IT interno que sirve a varios departamentos.

• Equipos que quieren mejorar gradualmente: Kanban es menos disruptivo que Scrum para equipos que nunca han usado metodologías ágiles.

• Trabajo impredecible: Cuando es difícil estimar cuánto tiempo tomará cada tarea.

El método Kanban tiene 9 valores que guían su aplicación:

1. Transparencia: La información fluye libremente.
2. Balance: Equilibrar demanda con capacidad.
3. Colaboración: Trabajar juntos para mejorar el sistema.
4. Foco en el cliente: El cliente define el valor.
5. Flujo: El trabajo debe fluir suavemente.
6. Liderazgo: A todos los niveles, no solo de gerentes.
7. Comprensión: Comprensión propia y del trabajo.
8. Acuerdo: Compromisos hacia la mejora continua.
9. Respeto: Por las personas y sus contribuciones.

Resumen de la Lección

• Kanban es un método de gestión del flujo de trabajo originado en Toyota y adaptado para trabajo del conocimiento.
• Sus 3 principios fundamentales son: Visualizar el trabajo, Limitar el WIP y Gestionar el flujo.
• WIP Limits son contraintuitivos pero poderosos: trabajar en menos cosas a la vez permite terminar más.
• La Ley de Little demuestra matemáticamente que reducir el WIP reduce el tiempo de entrega.
• Kanban es diferente a Scrum: no tiene sprints, roles ni ceremonias prescritas.

En la próxima lección, aprenderás a diseñar y usar tu primer tablero Kanban, tanto físico como digital.