Diseño Visual de Reportes y Preparación para Impresión

Al finalizar esta lección serás capaz de:

• Aplicar principios de diseño profesional a reportes de Excel
• Configurar áreas de impresión, encabezados repetidos y saltos de página
• Exportar reportes como PDF con calidad profesional
• Crear plantillas de reportes reutilizables para tu organización

Un reporte con datos correctos pero mal presentado pierde credibilidad. Un reporte visualmente profesional comunica competencia, atención al detalle y respeto por el lector.

La diferencia entre un reporte amateur y uno profesional no está en los datos — está en la presentación. Veamos cómo lograrlo.

Tipografía

Regla: Usá MÁXIMO 2 fuentes en todo el reporte. Una para títulos, otra para datos.

Colores

Creá una paleta limitada y consistente:

Espaciado y Alineación

1. Números siempre a la derecha: Alineación derecha para que los dígitos se alineen
2. Texto a la izquierda: Alineación izquierda para nombres, descripciones
3. Encabezados centrados: O alineados con su columna
4. Padding interno: Usá sangría (Formato > Alineación > Sangría) para crear espacio visual
5. Filas de separación: Dejá una fila vacía entre secciones (o usá bordes gruesos)

Bordes Profesionales

NO uses bordes en todas las celdas. El reporte queda como una grilla abrumadora.

Mejor práctica:

• Línea gruesa debajo del encabezado de tabla
• Línea fina debajo de la última fila de datos
• Línea doble encima del total
• Sin bordes verticales (los datos se separan por el espacio de la columna)
• Bordes superiores opcionales para cada fila (tenues, gris claro)

Este estilo se llama "clean table design" y es el estándar en consultoría y finanzas.

Vista Diseño de Página

Antes de configurar la impresión, cambiá a Vista > Diseño de página. Esta vista muestra exactamente cómo se verá el reporte impreso, con márgenes, encabezados y pies de página.

Área de Impresión

1. Seleccioná exactamente las celdas que querés imprimir
2. Diseño de página > Área de impresión > Establecer área de impresión
3. Solo esas celdas se imprimirán

Para borrar: Diseño de página > Área de impresión > Borrar área de impresión

Repetir Filas/Columnas en Cada Página

Para tablas largas que ocupan múltiples páginas:

1. Diseño de página > Imprimir títulos
2. "Repetir filas en extremo superior": seleccioná la fila de encabezados (ej: $1:$2)
3. "Repetir columnas a la izquierda": si tu primera columna es un identificador

Ahora los encabezados aparecen en CADA página impresa.

Saltos de Página

1. Vista > Vista previa de saltos de página para ver dónde corta Excel
2. Arrastrá las líneas azules para ajustar los cortes
3. Para insertar un salto manual: seleccioná la fila > Diseño de página > Saltos > Insertar salto de página

Orientación y Escala

Ruta: Diseño de página > Orientación / Escala

Truco: "Ajustar a 1 página de ancho por X de alto" es mejor que escalar al porcentaje.

Encabezados y Pies de Página

1. Insertar > Encabezado y pie de página (o en Vista Diseño de Página, hacé clic en el área de encabezado)
2. Opciones predefinidas o personalizadas:

Encabezado sugerido:

• Izquierda: Logo o nombre de empresa
• Centro: Título del reporte
• Derecha: Fecha de generación (&[Fecha])

Pie de página sugerido:

• Izquierda: "Confidencial" o "Solo para uso interno"
• Centro: Nombre del archivo (&[Archivo])
• Derecha: "Página &[Página] de &[Páginas]"

Códigos especiales:

• &[Fecha] → Fecha actual
• &[Hora] → Hora actual
• &[Página] → Número de página
• &[Páginas] → Total de páginas
• &[Archivo] → Nombre del archivo
• &[Pestaña] → Nombre de la hoja

Exportar como PDF

1. Archivo > Exportar > Crear documento PDF/XPS
2. O Archivo > Guardar como > Tipo: PDF
3. Opciones:
   • Selección actual / Hojas activas / Libro completo
   • Calidad: Estándar (para email) o Alta (para impresión)

Truco: Si tenés múltiples hojas que querés en un solo PDF, seleccionalas primero (Ctrl + clic en las pestañas) y después exportá.

Crear Plantillas Reutilizables

1. Diseñá un reporte completo con formato, fórmulas y estructura
2. Borrá los datos pero dejá las fórmulas, formato y validaciones
3. Guardá como: Archivo > Guardar como > Tipo: Plantilla de Excel (*.xltx)
4. Se guarda en la carpeta de plantillas personalizadas

Para usar la plantilla: Archivo > Nuevo > Personal > Seleccioná tu plantilla

Plantillas Recomendadas para Cada Empresa

Cada plantilla debe incluir:

• Formato profesional aplicado
• Fórmulas listas para calcular
• Validación de datos en campos de entrada
• Formato condicional configurado
• Área de impresión definida
• Instrucciones en una hoja "_Info"

1. Reporte que se corta al imprimir: Siempre verificá con Vista previa de impresión (Ctrl + P) antes de imprimir.

2. Fuentes muy pequeñas por escalar demasiado: Si necesitás escalar a menos de 70%, tu reporte tiene demasiada información para una página. Dividílo.

3. Colores que no se ven en blanco y negro: Si hay posibilidad de impresión B/N, verificá que tus gráficos sean legibles sin color (usá texturas/patrones además de color).

4. Encabezados que no se repiten: Olvidar configurar "Imprimir títulos" hace que la página 2+ de una tabla sea incomprensible.

5. Celdas combinadas que distorsionan la impresión: Las celdas combinadas causan problemas con saltos de página. Usá "Centrar en la selección" en vez de combinar.

• Diseño limpio: máximo 2 fuentes, paleta de colores limitada, bordes mínimos
• Números a la derecha, texto a la izquierda, encabezados consistentes
• Configurá siempre: área de impresión, filas repetidas, orientación correcta
• Exportar como PDF para compartir (evita que modifiquen tus reportes)
• Las plantillas ahorran horas y garantizan consistencia visual en la organización

1. ¿Cuál es la alineación correcta para datos numéricos?

   • a) Izquierda
   • b) Centro
   • c) Derecha ✓
   • d) Justificado

2. ¿Cómo hacer que los encabezados aparezcan en cada página impresa?

   • a) Copiarlos manualmente
   • b) Diseño de página > Imprimir títulos ✓
   • c) Formato condicional
   • d) No es posible

3. ¿Qué código inserta el número de página en un pie de página?

   • a) &[Num]
   • b) &[Página] ✓
   • c) #Página
   • d) {page}

Desafío: Reporte Mensual Profesional Listo para Imprimir

Convertí el dashboard del ejercicio anterior en un reporte imprimible:

1. Aplicá diseño profesional (tipografía, colores, bordes limpios)
2. Configurá para impresión horizontal en A4
3. Encabezado: Logo + Título + Fecha
4. Pie: "Confidencial" + Archivo + Página X de Y
5. Repetir encabezados en tablas largas
6. Exportá como PDF
7. Guardá como plantilla .xltx

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