Diseño de Dashboards Interactivos Profesionales

Al finalizar esta lección serás capaz de:

• Diseñar la arquitectura de un dashboard empresarial con KPIs, gráficos y tablas
• Implementar interactividad con controles de formulario (botones, listas, barras de desplazamiento)
• Crear dashboards que se actualizan dinámicamente sin macros ni VBA
• Aplicar los principios de diseño UX para dashboards de datos en Excel

Un dashboard no es una colección de gráficos. Es una herramienta de toma de decisiones que responde las preguntas más importantes del negocio de un vistazo.

Los 5 Principios de un Dashboard Efectivo

1. Propósito claro: Cada dashboard responde 1-3 preguntas clave. "¿Cómo van las ventas?" es una. No mezcles ventas, RRHH y logística en un solo dashboard.

2. Jerarquía visual: Lo más importante arriba y grande, los detalles abajo y pequeños. El ojo humano lee en Z (izquierda-arriba → derecha-arriba → izquierda-abajo → derecha-abajo).

3. Contexto siempre: Cada número necesita comparación. $500K de ventas no significa nada solo. $500K vs meta de $600K (83%) sí comunica.

4. Mínimo ruido visual: Cada píxel debe ganarse su lugar. Si un elemento no comunica información, eliminalo.

5. Accionable: El dashboard debe sugerir qué hacer. Si las ventas en Cuyo están en rojo, el usuario sabe que necesita investigar esa región.

Estructura Recomendada

┌─────────────────────────────────────────────────────────────┐
│  TÍTULO DEL DASHBOARD              Período: [Selector]       │
│  Subtítulo o descripción           Actualizado: 21/02/2025   │
├──────────┬──────────┬──────────┬──────────┬─────────────────┤
│ KPI 1    │ KPI 2    │ KPI 3    │ KPI 4    │ FILTROS         │
│ $1.25M   │ 83%      │ 215      │ $5,814   │ [Región    ▼]  │
│ ↑12%     │ ↓ 5pp   │ ↑8%      │ ↑3%      │ [Categoría ▼]  │
│ [spark]  │ [spark]  │ [spark]  │ [spark]  │ [Vendedor  ▼]  │
├──────────────────────────────┬──────────────────────────────┤
│ GRÁFICO PRINCIPAL             │ GRÁFICO SECUNDARIO          │
│ (Ventas por mes - barras)     │ (Top 5 productos - barras H)│
│                               │                              │
│                               │                              │
├──────────────────────────────┬──────────────────────────────┤
│ TABLA DE DETALLE              │ GRÁFICO TERCIARIO           │
│ (Top vendedores)              │ (Composición - circular)    │
│ Nombre | Ventas | Meta | %   │                              │
│                               │                              │
└──────────────────────────────┴──────────────────────────────┘

Los controles de formulario permiten crear selectores interactivos sin macros.

Ruta: Desarrollador > Insertar > Controles de formulario

(Si no ves la pestaña Desarrollador: Archivo > Opciones > Personalizar cinta > Marcá "Desarrollador")

Cuadro Combinado (ComboBox)

Crea un desplegable que escribe un número de índice en una celda:

1. Insertar > Controles de formulario > Cuadro combinado
2. Dibujá el control en la hoja
3. Clic derecho > Formato de control:
   • Rango de entrada: Listas!$A$1:$A$5 (las opciones)
   • Vínculo de celda: Config!$B$8 (donde guarda el índice seleccionado)
   • Líneas de unión: 5 (cuántas opciones mostrar)

El cuadro combinado escribe un NÚMERO (1, 2, 3...) en la celda vinculada. Para obtener el texto seleccionado, usá INDICE:

=INDICE(Listas!$A$1:$A$5, Config!$B$8)

Ahora podés usar este valor en tus fórmulas SUMAR.SI.CONJUNTO para filtrar el dashboard.

Botón de Opción (Radio Button)

Permite elegir una opción entre varias:

1. Insertá un "Cuadro de grupo" primero (para agrupar las opciones)
2. Dentro, insertá botones de opción
3. Formato de control > Vínculo de celda (todos comparten la misma celda)
4. La celda vinculada contiene 1, 2, 3... según qué botón está seleccionado

Ejemplo: Botones "Mensual" / "Trimestral" / "Anual" que cambian la granularidad del gráfico.

Casilla de Verificación (Checkbox)

Devuelve VERDADERO o FALSO:

1. Insertá la casilla
2. Formato de control > Vínculo de celda
3. La celda contiene VERDADERO si está marcada, FALSO si no

Ejemplo: Casilla "Incluir datos históricos" que agrega/quita una serie del gráfico.

Barra de Desplazamiento (Scrollbar)

Devuelve un número en un rango definido:

1. Insertá la barra de desplazamiento
2. Formato de control:
   • Valor actual: posición inicial
   • Valor mínimo: ej. 1
   • Valor máximo: ej. 12
   • Incremento: 1
   • Vínculo de celda: donde guarda el valor

Ejemplo: Barra de desplazamiento para seleccionar el mes (1-12). Al moverla, todo el dashboard se actualiza al mes seleccionado.

Estructura de un KPI Card

Cada KPI necesita estos elementos:

1. Título: "Ventas del Mes" (fuente pequeña, color gris)
2. Valor principal: "$1,250,000" (fuente grande, negrita)
3. Comparación: "↑12% vs mes anterior" (verde si positivo, rojo si negativo)
4. Sparkline: Mini tendencia de los últimos 6-12 meses
5. Indicador visual: Barra de progreso o semáforo

Fórmulas para KPIs

# Valor principal (ventas del mes seleccionado)
=SUMAR.SI.CONJUNTO(Ventas[Total],
  Ventas[Fecha],">="&FECHA(AñoActual,MesSeleccionado,1),
  Ventas[Fecha],"<"&FECHA(AñoActual,MesSeleccionado+1,1),
  Ventas[Región],SI(RegionSeleccionada="Todas","*",RegionSeleccionada))

# Variación vs mes anterior
=VentasActual/VentasAnterior - 1

# Texto de variación con flecha
=SI(Variación>0,"▲ "&TEXTO(Variación,"0.0%"),SI(Variación<0,"▼ "&TEXTO(ABS(Variación),"0.0%"),"= 0%"))

Formato Visual de KPIs

1. Combiná celdas para crear un "card" de KPI (3 filas × 2 columnas)
2. Borde sutil gris claro
3. Título en fuente 8pt, gris
4. Valor en fuente 18-24pt, negrita, color oscuro
5. Variación en fuente 10pt, verde/rojo según el signo
6. Formato condicional para el color automático de la variación

Ocultar la Mecánica

El usuario no debe ver las celdas auxiliares, fórmulas INDICE ni vínculos de controles:

1. Mové todas las celdas de cálculo auxiliar a una hoja "Motor" u "Oculta"
2. Los controles de formulario vinculan a celdas en esa hoja oculta
3. Los KPIs y gráficos referencian esas celdas
4. Ocultá la hoja: clic derecho en pestaña > Ocultar

Lista de Verificación de Calidad

Antes de entregar un dashboard, verificá:

• ¿Todas las fórmulas son correctas? (cambiá filtros y verificá coherencia)
• ¿Los gráficos se actualizan al cambiar los controles?
• ¿Los colores son consistentes en todos los gráficos?
• ¿Hay título y fecha de actualización visible?
• ¿Los números tienen formato correcto (moneda, porcentaje)?
• ¿Las hojas auxiliares están ocultas?
• ¿Las celdas de fórmula están protegidas?
• ¿Funciona correctamente en todos los meses/regiones/categorías?
• ¿Se ve bien al imprimir o exportar como PDF?

Preparar para Impresión/PDF

1. Vista > Diseño de página para ver cómo queda
2. Diseño de página > Orientación: Horizontal
3. Ajustar área de impresión a la zona del dashboard
4. Márgenes estrechos
5. Encabezado/pie de página con fecha y nombre de archivo
6. Exportar: Archivo > Exportar > PDF

1. Dashboard que no cabe en una pantalla: Si el usuario necesita hacer scroll, no es un dashboard. Condensá la información.

2. Gráficos que se desalinean: Usá la función Alinear (Formato > Alinear) y ancla los objetos a celdas específicas.

3. Controles de formulario que se mueven: Formato de control > Propiedades > "Mover pero no cambiar tamaño con las celdas".

4. El filtro "Todas" no funciona: Para SUMAR.SI.CONJUNTO con "Todas", usá el comodín: SI(SeleccionRegion="Todas","*",SeleccionRegion).

5. Dashboard lento: Demasiadas fórmulas volátiles (HOY, AHORA, INDIRECTO, DESREF) recalculan todo constantemente. Minimizá su uso.

• Un dashboard efectivo responde 1-3 preguntas clave de un vistazo
• La jerarquía visual (KPIs arriba, detalles abajo) guía al usuario
• Los controles de formulario crean interactividad sin necesidad de VBA
• Cada KPI necesita valor + contexto (comparación, tendencia, meta)
• Ocultá la mecánica: hojas auxiliares, celdas de cálculo, vínculos
• Siempre verificá que el dashboard funcione con todos los filtros posibles

1. ¿Qué devuelve un cuadro combinado (ComboBox) en su celda vinculada?

   • a) El texto seleccionado
   • b) Un número de índice ✓
   • c) VERDADERO o FALSO
   • d) La fórmula del dato

2. ¿Qué función convierte el índice del ComboBox en el texto de la opción?

   • a) BUSCARV
   • b) INDICE ✓
   • c) SI
   • d) ELEGIR

3. ¿Cuántas preguntas clave debería responder un dashboard?

   • a) Todas las posibles
   • b) 1-3 ✓
   • c) 10+
   • d) Depende del tamaño

Desafío: Dashboard Ejecutivo de Ventas Completo

Construí un dashboard en una sola hoja con:

1. Controles:

   • ComboBox para seleccionar Región (o "Todas")
   • ComboBox para seleccionar Mes (1-12)
   • Checkbox para "Mostrar meta"

2. 4 KPI Cards (primera fila):

   • Ventas del mes | % Meta | Ticket promedio | # Operaciones
   • Cada uno con sparkline y variación vs mes anterior

3. Gráfico principal: Ventas por mes (barras) con línea de meta

4. Gráfico secundario: Top 5 vendedores (barras horizontales)

5. Tabla resumen: Ventas por categoría con barras de datos

Todo debe actualizarse al cambiar los controles. Hoja auxiliar oculta para cálculos.

Recurso en Video

📹 Dashboard Interactivo en Excel sin Macros — Excel y Más

Tutorial paso a paso para crear un dashboard profesional completo usando solo fórmulas y controles de formulario.